Komunikace s rodiči

Komunikační šestero

  1. Vytvořte si s oddílovou radou (či jakkoliv nazýváte „řídící jádro“ oddílu) komunikační strategii.
  2.  Informace posílejte domluveným způsobem (e-mailovou konferencí, vyvěšením na stránky apod.).
  3. Určete jednoho člověka, který má akci na povel a který přijímá omluvy a odpovídá na dotazy.
  4. Využijte aplikace typu doodle, google formuláře, kam rodiče přehledně zaznamenají účast dětí.
  5. Vše co nejvíce zjednodušte a zpřehledněte.
  6. Trvejte na vytvořeném systému.

O čem rodiče členů informovat

Nezbytné minimum:

  • konání a rušení družinových a oddílových schůzek, akcí, výprav a táborů
  • organizační záležitosti – přihlášky, členské příspěvky,...

Nadstandard:

  • fotky a informace z akcí a schůzek
  • přehledy doporučeného vybavení
  • nabídka / burza použitého vybavení 
  • informace o dalších aktivitách mimo oddíl (kurzy, oblastní a celotábornické akce, Porta, Brána...)
  • benefity pro tábornice a táborníky a jejich blízké

Jaký komunikační nástroj použít

  • osobní komunikace - Přímá domluva s rodiči nebo se staršími členy je vždy nejrychlejší a nejsnazší cestou. Během chvilky můžeme vysvětlit důležité informace, předat pokyny nebo namotivovat členy k účasti na akci. Nikdy by neměla chybět - měla by být základem veškeré komunikace. Pokud jí doplníme tím, že si informace členové zapíšou, můžeme eliminovat snadno její nevýhody. 
  • lístečky - nechat děti zapsat si podrobnosti do vlastních zápisníků, bloků, případně i telefonů. (Ne všechny děti ale umí psát a ne vždy je na to čas). Snazší metodou je tak napsat, nakopírovat nebo vytisknout vlastní lístečky s potřebnými informacemi a ty pak předat přímo nebo přes děti rodičům. 
  • nástěnka nebo vývěsní skříňka na klubovně, či v klubovně na chodbě. Rodiče mohou přečíst při čekání na děti.
  • telefonická komunikace - Má podobné výhody jako osobní komunikace. Nevýhoda se projeví v případě, kdy potřebuje informovat větší počet členů.

TIP: Oddílová štafeta

Zapojte do komunikace všechny členy oddílu (nebo družiny) a předávejte si zprávy v řetězci.

Vytvořte ze všech členů družiny nebo oddílu řetězec, který začíná a končí u vedoucího oddílu. Každý člen musí znát svoji pozici ve štafetě a vědět, komu má zprávu předat. Vedoucí předá zprávu prvnímu členovi a ten zase dalšímu v pořadí. Předávání zprávy pokračuje do té doby, dokud ji neobdrží zpět vedoucí. Ten tak dostane zpětnou vazbu, že členové zprávu obdrželi a zároveň ji aktivně předali dál. Používat můžete telefony, ale i jakékoliv jiné způsoby předání zprávy.

Výhodou je, že za celek nese odpovědnost každý jednotlivec. Každý je nucen aktivně přispět k šíření zprávy a tím pádem i k daleko většímu zapojení. Pokud ale štafeta nefunguje, je náročné zjistit, kde se stal problém.

  • SMS - Rychlá a operativní možnost, jak připomenout nějakou událost či upozornit na změnu i u většího množství lidí (zrušení schůzky, změna místa srazu).
  • Facebook - Hodí se  na informování o akcích pro veřejnost, přehled akcí či sdílení zážitků a fotek z naší činnosti. Pro přímou komunikaci s rodiči příliš vhodná není.
    Facebookové skupiny (otevřené, a zejména uzavřené) hodí se na podrobnější informace i informace interní. Facebook však nemusí mít všichni členové, nebo nemusí být členy skupiny. Hodí se spíše pro menší skupiny lidí, které se na tomto způsobu komunikace jednoznačně shodnou. Případně může fungovat jako doplňkový kanál k ostatním způsobům předávání informací.
  • Internetové komunikátory - WhatsApp, Facebook Messenger, Viber, Skype, Slack a další slouží k rychlé okamžité komunikaci přes internet. Snadno umožňují oslovit hromadně více lidí a sledovat jejich reakce. Komunikace ve větším počtu lidí je však méně osobní, někteří lidé jsou pasivní a na zprávy pak nereagují. Někdy má také komunikace tendenci sklouzávat k jiným tématům. Hodí se svojí podobou spíše k interní komunikaci mezi členy, ale při dobrém přijetí ze strany rodičů nic nebrání jejich využívání i s nimi. Spíše však budou sloužit k individuální domluvě a jako doplňkový zdroj informací než jako hlavní forma domluvy.
  • email - Email je pravděpodobně jedním z nejčastějších, nejobvyklejších a nejoficiálnějších způsobů elektronické komunikace. Velká část rodičů nějaký email má. Hodí se k zasílání delších informací, přehledů akcí i dokumentů a odkazů. U starších dětí a mládežníků, se kterými už komunikujete samostatně – pozor, že email používají jen občas a jeho obsahu nevěnují přílišnou pozornost. U emailu se špatně kontroluje, že si adresát email přečetl. Je proto třeba doplnit ho vhodnými alternativami. Doporučujeme posílat slepou kopií kvůli zachování důvěrnosti osobních údajů

TIP: Více odpovědí od rodičů – přihlašování na akce

Přímo do emailu lze vložit Google formulář z nastavení formuláře. Otevřete ho a klikněte na Odeslat. Vyplňte adresáty, předmět a zprávu a zaškrtněte “Zahrnout formulář do e-mailu”.

Záleží však na tom, jakého emailového klienta používá příjemce. Funkční formulář se zobrazí na Gmailu, ale například na emailu od Seznamu ne. Proto někdy bohatě postačí přidat do emailu jednoduchý a obyčejný odkaz na formulář.

  • web - Web je něco jako elektronická vývěska oddílu. Vyžaduje aktivní přístup rodiče/člena k zobrazení požadovaných informací. Rodič může ale na web přijít kdykoliv podle potřeby. Informace mohou být však dostupné všem - i mimo okruh rodičů (v závislosti na nastavení webu). V kombinaci s osobní domluvou se jedná o velmi vhodný prostředek. Pozor na existenci starých nefunkčních webů, které někde “visí” a narazíte na ně při googlení. Mohou způsobit více škody než užitku.

TIP: Oddílový web pro všechny

Jdi na stránku https://zakladna.tabornici.eu/chci-web

Kdo bude za oddíl komunikovat

Kdo bude za oddíl komunikovat záleží na zvoleném způsobu informování, ale i na velikosti oddílu. Důležité je, aby rodiče jednoznačně věděli, kdo a jak jim bude informace poskytovat a na koho se mají s jakými dotazy obracet.

Není snad horší situace než ta, kdy s rodiči komunikují “tak nějak” všichni členové vedení, ale zároveň za tuto komunikaci nikdo nezodpovídá. Některé informace tak dostane rodič několikrát (ideálně v několika variantách) a některé vůbec.

Důslednost a vyhodnocení

Komunikační strategie nebude fungovat sama o sobě. Je potřeba vytrvalost a důslednost. Je možné, že po prvním měsíci rodiče našich dětí nebudou stále vědět, kam se mají obracet. V tuto chvíli ale nesmíme rezignovat. Musíme vysvětlit rodičům, proč je důležité, aby informace od dětí aktivně vyžadovali a četli je. Plody našeho snažení se mohou objevit až po delší době.

Nesmíme také zapomenout, že co funguje v jednom oddílu, nemusí fungovat v druhém. Pokud většina rodičů preferuje osobní domluvu před čtením emailů, nemá smysl, abychom se je všechny snažili změnit. Nesmíme se ale snažit vyjít všem natolik vstříc, že bychom každému psali a volali zvlášť a stálo by nás to příliš energie.

To, že není vhodné měnit způsob komunikace po prvním měsíci jeho fungování, je zřejmé. Neznamená to však, že bychom neměli naši strategii průběžně vyhodnocovat a přizpůsobovat okolnostem.